Effektivität

Wen würden wir vermissen?

Würden wir sie vermissen, wenn sie von heute auf morgen weg wäre? Wenn wir mit ja antworten, dann macht diese Person einen guten Job. Wenn wir es nicht merken würden, dann ist da Luft nach oben.

Das Ziel, vermisst zu werden, sobald man weg ist, wird oft von Seth Godin formuliert. Es geht dabei nicht um Schadenfreude: “Wenn ich weg bin, werdet ihr schon sehen …”, sondern darum, die eigene Effektivität zu messen.

Wenn ich morgen keinen Beitrag schreibe und niemand fragt nach, dann bin ich noch nicht gut genug. Wenn ich nach Jahren im Büro den Job wechsle und niemanden scheint es zu stören, dann war auch hier meine Performance unauffällig. Oder der Job ist schlicht belanglos.

Wir sollten uns an Leute halten, die wir vermissen würden und wir sollten selbst danach streben, so jemand zu sein.

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Wenn jeder sein eigenes Süppchen kocht

Noch eine lokale Sonderlocke? Wir brauchen doch Standards.

Ich glaube nicht. Unternehmensweite Mammutprojekte scheinen in Summe zwar effizienter, am Ende fehlt aber oft die Effektivität.

Sie sind komplex, träge, langwierig und letztlich für keinen so richtig passend. Für alle passt es halbwegs – ein Kompromiss eben. Dafür ist dann aber auch eine zentrale Stelle verantwortlich und der kann man die Schuld geben.

Kleine lokale Lösungen sind natürlich unterschiedlich – das eigene Süppchen eben. Aber ist es nicht viel toller, gegenseitig spannende Rezepte auszutauschen, als sich nur gemeinsam über die Standardbrühe aus der Großküche zu beschweren?

Sonderlösungen stehen miteinander im Wettbewerb – sie ermöglichen Lernen und Wachsen. Außerdem sind sie flexibel, schneller verfügbar und für die eigenen individuellen Bedürfnisse entwickelt.

Das Beste daran ist aber: Wer sein eigenes kleines Projekt verwirklicht, ist überzeugt. Wer die Konzernorder umsetzt, der muss. Das ist Enrollment statt Rollout.

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Sprinten

Normalerweise sind wir am produktivsten, wenn wir unter einem optimalen Druck stehen. Hoch genug, um keine Zeit zum Prokrastinieren zu haben. Niedrig genug, um Luft zu haben zum Atmen und zum überlegten Handeln.

So ist das auch beim Sprinten.

Wenn wir darauf eingestellt sind, dann planen wir unseren Energieverbrauch. Wir fokussieren uns auf das Ziel und streben ihm positiv motiviert entgegen.

Wenn wir überrascht und in den Sprint gezwungen werden, dann werden wir von Angst getrieben. Wir sind entsprechend negativ motiviert und laufen eher weg vom Scheitern, als hin zum Ziel.

Beides kann sehr produktiv sein, denn wir kommen in kürzester Zeit von A nach B. Gesund ist aber eher die erste Form.

Auch im Arbeitsleben habe ich beides erlebt.

Während meiner Zeit als Buchhalter war der Jahresabschluss unser wichtigstes Projekt. In einem Konzernumfeld gibt es hier äußerst anspruchsvolle Zeitpläne und die ersten 2 Wochen des Jahres haben die Bezeichnung „Sprint“ wirklich verdient.

Wir haben uns aber darauf eingestellt und darauf hingearbeitet. Unsere anspruchsvollen Ziele konnten wir durch gute Planung erreichen und noch immer habe ich diese Ereignisse als Erfolge im Gedächtnis.

Als Controller musste ich oft mit unvorhergesehenen Änderungen umgehen. Wenn sich kurz vor einer Planungs-Deadline wichtige Parameter ändern, dann kommt man ins Schwimmen. Man sprintet der Zeit hinterher, muss den Schaden begrenzen und verliert das ursprüngliche Ziel aus den Augen.

Auch in dieser Zeit waren wir äußerst produktiv und konnten auch immer unsere Planzahlen abliefern. An Erfolg oder gar Spaß denke ich jedoch nicht dabei.

Wie können wir Sprints einsetzen, um produktiver zu sein und ein gutes Gefühl dabei zu haben?

Wir sollten sie planen und uns möglichst nicht von Unvorhersehbarem überraschen lassen. Unser Sprint sollte daher nur Tätigkeiten umfassen, die wir selbst kontrollieren.

Wenn wir diese zu einem erstrebenswerten Ziel bündeln, das wir 2-3 Wochen anspruchsvoll anstreben können, dann dürfen wir uns danach auch eine echte Pause gönnen.

Unsere Arbeitsweisen sind unterschiedlich. Ich habe gute Erfahrungen mit (geplanten) Sprints gemacht. Weniger gut liegt mir dagegen die Stetigkeit.

In 3 Wochen Sprint, gefolgt von 1 Woche Pause komme ich weiter als in 4 Wochen Dauerlauf.

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Lasst uns die Zeit nicht mit Information verschwenden

Team-Meetings bestehen zum überwiegenden Teil aus Information.

Die Chefin erzählt, was es Neues „von oben“ gibt. Die Kollegen berichten nacheinander von ihren Fachgebieten.

Selbst in Regelterminen mit Dienstleistern, Kunden oder Lieferanten bringt man sich zunächst auf den aktuellen Stand.

Je nach Teamgröße kann allein der Infoblock eine Stunde und länger dauern. Effektiv genutzt ist diese Zeit nicht.

Könnte man die Informationen nicht einfach schriftlich übermitteln? In einer geteilten Arbeitsumgebung oder sogar per E-Mail, wenn nötig. So liest jeder nur die jeweils interessanten Dinge zur passenden Zeit.

Die Verschwendung von Arbeitszeit ist aber noch das kleine Problem. Im schlimmsten Fall kommen die Informationen zu spät. Am Mittwoch hätte ich es wissen müssen, der Kollege hat aber bis zum Freitagstermin gewartet. Dumm gelaufen.

Folgende Vorgehensweise halte ich für besser:

  1. Informationen werden sofort übermittelt. Heute muss man nicht mehr für jede Sache eine E-Mail senden. Mit Tools wie Slack, MS-Teams, Google-Docs oder geteilten Notizbüchern geht das unkompliziert und ohne zu nerven.
  2. In Terminen wird nur noch diskutiert (nicht informiert). Wir können die Zeit nutzen, um unsere Arbeit gemeinsam besser zu machen, gemeinsam kreativ zu sein und jeden Einzelnen einzubeziehen.
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Doppelt hält besser

Wir merken uns Dinge besonders gut, wenn wir sie wiederholen. Am besten ist es, wenn wir auf unterschiedlichen Wegen zum gleichen Ziel kommen. Dadurch erschließen wir Probleme aus unterschiedlichen Perspektiven. 

Was bedeutet das für unsere Produktivität? 

Oft streben wir danach möglichst effizient zu planen und zu analysieren. 

Möglichst mit einem Tool, das uns automatisiert und schnell, die manuelle Arbeit abnimmt. 

Dieses Vorgehen ist aber nicht immer effektiv. Stattdessen führt es dazu, dass wir wichtige Zusammenhänge nicht vollständig verstehen und sogar Teile vergessen. 

Mehrere Listen zu führen und wieder manueller zu arbeiten kann daher eine gute Strategie sein. Immer mehr produktive Menschen, die sonst durchaus moderne Technik nutzen, bevorzugen daher Papier und Stift. Damit entwickeln sie Ideen, planen Projekte oder schreiben To-Do-Listen. 

Etwas doppelt aufzuschreiben muss also nicht ineffizient sein, sondern hat sich schon oft als effektiver herausgestellt. 

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Die Columbo-Methode

Das man dieses Vorgehen zur Methode machen kann, habe ich von Sebastian Glöckner, aus diesem tollen Online-Kurs erfahren. Bei ihm geht es zwar um Projektmanagement, aber wie meistens, kann man gute Werkzeuge im Leben auch an anderer Stelle verwenden. 

Die Columbo-Methode ist benannt, nach der Filmfigur “Inspector Columbo”, gespielt von Peter Falk. 

Kurz gesagt, funktioniert sie so: Verhalte dich wie Columbo!

Verkaufe dich unter Wert, stelle dich naiv und gib dem Anderen das Gefühl unter ihm zu stehen. Verhalte dich freundlich und zuvorkommend, fast schon unterwürfig. 

Dies führt dazu, dass uns der Andere gerne hilft. Er bekommt das Gefühl der Überlegenheit und nimmt die damit verbundene Verantwortung wahr, sich um uns zu kümmern. 

Columbo hat immer in elitären Kreisen ermittelt. Sein schäbiges Erscheinungsbild und sein kauziges Gehabe, waren Mittel zum Zweck. Auf diese Weise wurde er stets unterschätzt und die Täter wurden unvorsichtig. So konnte er selbst wohlhabende, mächtige Leute überführen, die glaubten sich alles erlauben zu dürfen. 

Bei uns geht es in der Regel nicht um Mordfälle. Aber auch wir sind zuweilen auf Unterstützung angewiesen. Hier kann uns diese Methode helfen. Wir sollten uns natürlich nicht dumm stellen. Es kann aber vorteilhaft sein, vor allem bei Unbekannten, eher tief zu stapeln und nicht mit unseren Titeln, und Erfolgen zu prahlen. 

Wenn wir die Menschen, deren Hilfe wir brauchen, einschüchtern, ziehen sie sich wohlmöglich zurück. Wenn sie aber erkennen, dass wir auf dem Boden geblieben sind und dass wir ihre Hilfe wirklich schätzen, dann werden sie uns diese auch gern gewähren. 

Im Gegensatz dazu: Nicht empfehlenswert ist diese Taktik dagegen in Verkaufs- oder Bewerbungsgesprächen. Hier wollen wir uns natürlich in unserer vollen Stärke präsentieren. Hier bitten wir nicht um Hilfe, sondern bieten etwas an. 

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E-Mails schreiben, die gelesen werden

Diesen praktischen Tipp habe ich von Sebastian Glöckner, aus einem seiner Online-Kurse über Projektmanagement. 

Die Grundaussage: Wenn wir unseren E-Mails eine andere Struktur geben, erhöhen wir die Chance, dass sie gelesen werden, drastisch. 

Die Adressaten haben, wie wir alle, wenig Zeit. Daher sollten wir möglichst schnell zum Punkt kommen. Meistens tun wir jedoch genau das Gegenteil, weswegen unser eigentliches Anliegen untergeht und oft nicht beantwortet wird. 

Meist schreiben wir E-Mails nach dem “Akademiker-Prinzip”. Das heißt wir starten mit vielen Hintergrundinformationen und stecken erst einmal den Rahmen ab. Wir wollen dem Leser den Kontext klar machen. Danach kommen wir auf unser Problem zu sprechen und erst am Ende nennen wir die unsere Schlussfolgerung oder unser Anliegen. 

Stattdessen, sollten wir diese Reihenfolge umdrehen. 

Wir sollten erst mit unserer Entdeckung, dem “Call To Action” oder der Frage starten. Danach sollten wir das Problem skizzieren. Wenn der Leser dann noch Zeit hat, oder es genau wissen will, kann es sich am Schluss die Details ansehen. 

Ich halte dies für einen sehr einleuchtenden, praktischen Rat, den ich in diesem Beitrag direkt umgesetzt habe. 

Zugrunde liegt, laut Sebastian Glöckner, übrigens das Pyramidiale Prinzip von Barbara Minto. 

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