E-Mails schreiben, die gelesen werden

Diesen praktischen Tipp habe ich von Sebastian Glöckner, aus einem seiner Online-Kurse über Projektmanagement. 

Die Grundaussage: Wenn wir unseren E-Mails eine andere Struktur geben, erhöhen wir die Chance, dass sie gelesen werden, drastisch. 

Die Adressaten haben, wie wir alle, wenig Zeit. Daher sollten wir möglichst schnell zum Punkt kommen. Meistens tun wir jedoch genau das Gegenteil, weswegen unser eigentliches Anliegen untergeht und oft nicht beantwortet wird. 

Meist schreiben wir E-Mails nach dem “Akademiker-Prinzip”. Das heißt wir starten mit vielen Hintergrundinformationen und stecken erst einmal den Rahmen ab. Wir wollen dem Leser den Kontext klar machen. Danach kommen wir auf unser Problem zu sprechen und erst am Ende nennen wir die unsere Schlussfolgerung oder unser Anliegen. 

Stattdessen, sollten wir diese Reihenfolge umdrehen. 

Wir sollten erst mit unserer Entdeckung, dem “Call To Action” oder der Frage starten. Danach sollten wir das Problem skizzieren. Wenn der Leser dann noch Zeit hat, oder es genau wissen will, kann es sich am Schluss die Details ansehen. 

Ich halte dies für einen sehr einleuchtenden, praktischen Rat, den ich in diesem Beitrag direkt umgesetzt habe. 

Zugrunde liegt, laut Sebastian Glöckner, übrigens das Pyramidiale Prinzip von Barbara Minto. 

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