Meetings

Lasst uns die Zeit nicht mit Information verschwenden

Team-Meetings bestehen zum überwiegenden Teil aus Information.

Die Chefin erzählt, was es Neues „von oben“ gibt. Die Kollegen berichten nacheinander von ihren Fachgebieten.

Selbst in Regelterminen mit Dienstleistern, Kunden oder Lieferanten bringt man sich zunächst auf den aktuellen Stand.

Je nach Teamgröße kann allein der Infoblock eine Stunde und länger dauern. Effektiv genutzt ist diese Zeit nicht.

Könnte man die Informationen nicht einfach schriftlich übermitteln? In einer geteilten Arbeitsumgebung oder sogar per E-Mail, wenn nötig. So liest jeder nur die jeweils interessanten Dinge zur passenden Zeit.

Die Verschwendung von Arbeitszeit ist aber noch das kleine Problem. Im schlimmsten Fall kommen die Informationen zu spät. Am Mittwoch hätte ich es wissen müssen, der Kollege hat aber bis zum Freitagstermin gewartet. Dumm gelaufen.

Folgende Vorgehensweise halte ich für besser:

  1. Informationen werden sofort übermittelt. Heute muss man nicht mehr für jede Sache eine E-Mail senden. Mit Tools wie Slack, MS-Teams, Google-Docs oder geteilten Notizbüchern geht das unkompliziert und ohne zu nerven.
  2. In Terminen wird nur noch diskutiert (nicht informiert). Wir können die Zeit nutzen, um unsere Arbeit gemeinsam besser zu machen, gemeinsam kreativ zu sein und jeden Einzelnen einzubeziehen.
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Brauchen wir bald keine Meetings mehr?

Meetings kosten Zeit und Geld. Viele hochbezahlte Menschen sitzen in einem Raum und hören oft zu, wie einer spricht. Manchmal geht es sogar nur um Informationen, zu Themen die längst entschieden sind. Tut es da nicht eigentlich auch ein E-Mail? Kann uns Technik (Video-Calls, Webinare, etc.) da nicht viel Zeit sparen

Seth Godin, dem ich ja in fast allem zustimme, ist der Auffassung, dass 90% aller Meetings abgeschafft werden sollten. Sie sollten etwas absolut Spezielles sein – Kaviar statt Fastfood. Sie sollten nur stattfinden, wenn es hauptsächlich um die Interaktion und um die Verbindungen zwischen den Menschen geht. 

Ich sehe das anders. Ich glaube nämlich, dass es in fast allen Meetings zu einem großen Teil auch darum geht.  Unsere Kultur erfordert oftmals persönliche Anwesenheit. 

Wir haben jetzt seit 25 Jahren E-Mails. Wenn ich eine Idee aber schriftlich versende, dann wirkt das schwächer als sie live zu präsentieren. Viele Leute antworten einfach nicht auf E-Mails, wenn sie körperlich anwesend sind, geben sie aber durchaus ihr Feedback ab. Und oftmals kommt es in Meetings zu Diskussionen – schriftliche Einwürfe werden nur selten von anderen Parteien kommentiert 

Wenn mir mein Chef eine (bereits beschlossene) Entscheidung des Vorstands persönlich erklärt, dann bedeutet das mehr Wertschätzung als einfach eine Nachricht zu senden. 

Ein Telefonanruf bei einem Kunden ist auch nicht so wertvoll wie ein Besuch. 

Natürlich ist es ein großes Problem, regelmäßig die Zeit von Menschen zu verschwenden. Andererseits zeugt es aber von Wertschätzung sich regelmäßig persönlich Zeit für diese Menschen zu nehmen. 

Ich glaube, dass Menschen Meetings wollen. Weil sie Wertschätzung und Verbindlichkeit vermitteln und weil sie dynamische Diskussionen ermöglichen, wo diese eigentlich nicht geplant waren.

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