Meetings

Nie den ersten Eindruck überspringen

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„Den Check-in lassen wir mal weg, schließlich kennt ihr euch ja schon.“

„Zu mir muss ich auch nicht so viel sagen, es geht ja um euch.“

Diese Art Einstieg in ein Seminar oder einen Workshop hatte ich zuletzt mehrmals und ich erkenne gerade, dass auch ich selbst, in meinen Veranstaltungen, dem Check-in oft nicht den ihm gebührenden Stellenwert einräume.

Was für eine Verschwendung.

Der erste und der letzte Eindruck sind die wichtigsten Momente jeder Zusammenkunft, hatte Priya Parker in „The Art of Gathering“ eindrucksvoll bewiesen. Hier können Verbindungen geschlossen und kann Vertrauen aufgebaut, sogar (positive) Spannung geschaffen werden. Viel einfacher als zu jedem anderen Zeitpunkt des Events.

Tatsächlich haben die angesprochenen Termine nicht optimal funktioniert. Einer ist sogar krachend gescheitert, weil es der Trainer nicht geschafft hat, das Publikum vollends einzubeziehen und auf sein Thema zu fokussieren.

Wofür denn eigentlich? Um 10 Minuten Zeit zu sparen, oder um nicht zu riskieren, dass sich die vorhandene Ungewissheit unkontrolliert entlädt – falls sich zum Beispiel jemand, gleich zu Beginn, unkooperativ verhält. Da verlangen wir doch lieber nicht zu viel. Lassen wir das Meeting möglichst lange unauffällig dahinplätschern.

Das hilft niemandem, es ist der größte Fehler, den man bei Veranstaltungen machen kann. Wir dürfen niemals aufgrund von Faulheit oder Verlangen nach Harmonie den ersten Eindruck überspringen. Die Chance kommt nicht wieder.

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Massen-Meetings abschaffen

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Größere Teams oder Abteilungen haben oft die Tendenz, sich regelmäßig in Massen-Meetings zusammenzufinden. Sie finden statt unter dem Vorwand von Gemeinsamkeit, Geschlossenheit, Austausch und Kontaktaufnahme.

Tatsächlich sind sie eine willkommene Gelegenheit zur Kontrolle und gleichzeitig eine Möglichkeit sich zu verstecken.

Die Chefin spricht „zum Volk“ und präsentiert die Zahlen des Vormonats. Einzelne Gruppen präsentieren den Stand ihrer aktuellsten Projekte. Vielleicht gab es zuletzt auch ein gelungenes Event, von dem man Fotos man zeigen kann. Gezeigt wird die Vergangenheit und je nach Größe der Organisation kann so ein Meeting gut 1–2 Stunden dauern.

Das ist das Gegenteil von Fortschritt oder Empowerment. Hier kann ich mich zurücklehnen, lasse mich berieseln und werde nicht gefordert. Kreativität ist nicht nötig, Folgsamkeit reicht (Anwesenheit ist natürlich Pflicht).

Wie wäre es, wenn wir stattdessen neue, interessante Ideen präsentieren würden? Die anderen Inhalte können wir auch per E-Mail verteilen.

Wir kürzen die Veranstaltung auf 30 Minuten und laden die Geschäftsführung dazu. Präsentiert wird eine Idee. Sie muss nicht fertig sein, nicht abgestimmt und nicht einmal sicher funktionieren. Einzige Bedingung: Sie ist interessant. Um diesen Pitch vor der Geschäftsführung muss man sich bewerben. Falls niemand ein Thema einreicht, fällt das Meeting aus.

Das Risiko für die Teamchefin wäre immens. Im Worst Case muss sie den Bossen erklären, dass ihr Team keine Ideen hat.

Die Herausforderung für das Team ist ebenso groß wie die Chance. Sie können der Unternehmensleitung exklusiv ihre Ideen präsentieren.

Der Lerneffekt für die gesamte Organisation ist unbezahlbar. Wir sprechen jetzt über die Zukunft statt über die Vergangenheit. Wir leben echtes Empowerment und diskutieren kreative Arbeit.

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Das Organisatorische kann warten

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Für Organisatoren von Meetings aller Art ist die Versuchung groß, zu Beginn das Organisatorische zu klären.
Die Regeln werden erklärt, die Agenda wird vorgestellt, die Anwesenheitsliste wird durchgegeben oder das Mittagsmenü wird ausgewählt.

Ganz aktuell starten viele Video-Meetings mit der Bitte, die Kamera an zu machen, sich stumm zu schalten oder bei Bedarf den Chat und die Hand-heben-Funktion zu nutzen.

Die Autorin und Event-Planerin Priya Parker hält das für einen Fehler.
Die Aufmerksamkeit der Gäste und Teilnehmer sei nie so groß wie in diesen ersten Minuten einer Veranstaltung. Das sollten wir nutzen.

Ein Beispiel aus einem anderen Genre:
Vor „Krieg der Sterne“, war es allgemein üblich, die Mitwirkenden eines Filmes in einem Vorspann zu würdigen. George Lucas lehnte das jedoch ab, zahlte sogar eine Strafe an die Gewerkschaft (siehe hier) und setzte die berühmten Intros der Star-Wars-Filme um.

Hier ist der Zuschauer direkt in der Handlung gefesselt, ohne abgelenkt zu sein.

Laut Parker sollten wir auch bei Meetings das Organisatorische nach hinten schieben. Stattdessen können wir die ersten Minuten nutzen um unsere Gäste zu fesseln oder zu überraschen.

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Memo vs. Powerpoint

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In diesem Video erzählt Jeff Bezos etwas völlig verrücktes:

Memos vs. Powerpoint

Aber nur im ersten Moment. Denn eigentlich ist die Idee fantastisch.

Das Problem: Manager würden sich laut Bezos kaum auf Meetings vorbereiten. Wie Schüler würden sie die Hausaufgaben nicht erledigen und sich im Termin durchschummeln.

Bei Amazon macht man dagegen folgendes:
In Terminen gibt es keine Präsentationen, sondern zu Beginn ein detailliertes, ausformuliertes Memo. In den ersten 30 Minuten sitzt dann das Topmanagement um den Tisch und ließt jeweils still den Report. Danach wird darüber diskutiert.

Nur so könne man sicher sein, dass wirklich jeder alles gelesen habe, die Vorbereitungszeit würde einfach in das Meeting verlegt.

Für meine eigene Praxis scheint die Idee unvorstellbar und trotzdem genial. Sie ist eine einfache Lösung für ein universelles Problem, denn natürlich sind nicht nur Manager davon betroffen.

Einen Versuch wäre es wert.

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Die perfekte Teilnehmerzahl

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Wie viele Leute sollten in unser Meeting einladen oder zu unserem privaten Treffen?

Auch das muss, wie schon der Ablauf zum Zweck der Veranstaltung passen.
Wenn es um Diskussion und Entscheidungsfindung geht, sind es 8 – 12 Teilnehmer.

Laut Priya Parker („The Art of Gathering„) besteht bei weniger als 8 Teilnehmern die Gefahr, dass es dem Kreis an Diversität fehlt. Bei mehr als 12 Teilnehmern wird es zunehmend schwerer, alles gleichberechtigt einzubeziehen.

Somit leidet die Qualität der Entscheidungen entweder darunter, dass es an kreativen Alternativen fehlt, oder daran, dass sich extravertierte Charaktere in den Vordergrund drängen und sich introvertierte verstecken können.

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Der Zweck muss zum Ablauf passen

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Wenn wir uns treffen, in Meetings oder zu privaten Feiern, dann läuft das oft wie mit Autopilot.

Zwar ist uns bewusst, warum wir uns treffen, aber das Wie wird nicht hinterfragt. Es läuft genauso, wie es schon immer üblich war. Oder wir treffen uns auf die gleiche Art zur gleichen Zeit wie immer, aber keiner denkt darüber nach, was wir eigentlich erreichen wollen.

Aus diesen Gründen kann es vorkommen, dass wir Geburtstage feiern, weil wir das Geburtstagskind ehren und ihm eine schöne Zeit bereiten wollen. Er muss dafür aber 2 Tage Vorbereitungen treffen, aufräumen, putzen, kochen und während der Feier die Gäste bewirten.

Könnten stattdessen die Gäste das Essen mitbringen und sich ungezwungen zusammensetzen?

Oder wir haben beruflich das Ziel, unser Team zu informieren, also rufen wir alle zusammen wie immer und präsentieren das Neue. Hätten wir das vielleicht auch schriftlich gekonnt?

Für alle Einzeltermine sollten wir uns also neu fragen: Was ist der Zweck? Wie erfüllen wir ihn?

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Video-Meetings besser machen

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Während viele noch angestrengt darüber nachdenken, ob wir die Kamera überhaupt anmachen sollen, beschäftigen sich andere schon mit der Optimierung.

Wie können wir beim Gegenüber für ein möglichst natürliches Gesprächserlebnis sorgen?
Wie können wir ein möglichst angenehmes Erscheinungsbild abgeben?
Wir können wir mit dem anderen echten Blickkontakt aufnehmen?

Dazu brauchen wir:

  1. Die entsprechende Einstellung. Gut zu sehen und hören zu sein, sind keine Nebensächlichkeiten. Es zeugt von Respekt und Wertschätzung dem Gesprächspartner gegenüber. Das Gleiche gilt für die Entscheidung, die Kamera an zu schalten. Die ständige Ausrede mit dem Verweis auf Bandbreite ist nicht mehr zeitgemäß. Videokonferenzen sind mittlerweile Standard und keine Übergangslösung mehr.
  2. Etwas Technik. Hier gibt es eine Anleitung und auch ein Beispiel-Set-up, das zeigt, dass sich der überschaubare Aufwand lohnt: Fixing Zoom calls: Looking better and feeling better
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Wir lieben unsere Info-Meetings

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Ich denke, der Grund dafür ist Status.

Hier hatte ich behauptet, es wäre das Beste, wir würden Informationen nur noch schriftlich versenden. Das sehe ich immer noch so, aber warum ist es so schwer durchzusetzen?

Bereits einige Monate früher hatte ich schon mal mit der Kultur in Unternehmen argumentiert. Meetings wären sinnvoll, wenn sie Wertschätzung transportieren und manchmal überraschend produktive Diskussionen hervorbringen.

Wenn wir das weiterdenken, dann ist die Wertschätzung eigentlich Status.
Das Publikum fühlt einen hohen Status, weil die Chefin extra wegen uns hier präsentiert. Wir sind die Kunden und erhalten eine direkte Dienstleistung von ihr. Sie muss liefern, wir können dann bewerten.
Die Chefin fühlt auch hohen Status, weil sie im Rampenlicht steht. Alle sind nur wegen ihr hier und das unterstreicht natürlich ihre Wichtigkeit. Wenn sie redet, sind die anderen still.

Sobald wir diese Inhalte streichen und stattdessen offen diskutieren oder anderweitig dynamisch arbeiten, senken wir den Status für alle.
Die Zuhörerschaft wird vom Kunden zum Lieferanten. Man kann nicht mehr nur empfangen und bewerten. Mann muss jetzt selber etwas beitragen. Die Chefin dagegen seht nun nicht mehr prominent im Rampenlicht. Sie sitzt jetzt im Kreis unter Gleichen.

Wenn wir eine neue Art von Meetings etablieren wollen, dann müssen wir einen Weg finden, den Status hochzuhalten. Nur auf diese Weise erhalten wir die Akzeptanz, die wir von allen Parteien brauchen.

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Agile Spiele

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Wenn wir neue Methoden etablieren wollen, reicht es nicht, sie zu erklären. Wir müssen dafür sorgen, dass sie versanden und geschätzt werden.

Das geht am nachhaltigsten durch ausprobieren und jenes ausprobieren geht am einfachsten durch spielen.

Agilität ist in aller Munde, auch in meinem Unternehmen. Um die Kolleginnen also nachhaltig zu überzeugen, könnten wir regelmäßig spielen und so Neues ausprobieren.

Beeindruckend viele Gute Ideen und Anleitungen, auch für mobile Meetings gibt es hier: https://www.tastycupcakes.org/

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Lasst uns die Zeit nicht mit Information verschwenden

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Team-Meetings bestehen zum überwiegenden Teil aus Information.

Die Chefin erzählt, was es Neues „von oben“ gibt. Die Kollegen berichten nacheinander von ihren Fachgebieten.

Selbst in Regelterminen mit Dienstleistern, Kunden oder Lieferanten bringt man sich zunächst auf den aktuellen Stand.

Je nach Teamgröße kann allein der Infoblock eine Stunde und länger dauern. Effektiv genutzt ist diese Zeit nicht.

Könnte man die Informationen nicht einfach schriftlich übermitteln? In einer geteilten Arbeitsumgebung oder sogar per E-Mail, wenn nötig. So liest jeder nur die jeweils interessanten Dinge zur passenden Zeit.

Die Verschwendung von Arbeitszeit ist aber noch das kleine Problem. Im schlimmsten Fall kommen die Informationen zu spät. Am Mittwoch hätte ich es wissen müssen, der Kollege hat aber bis zum Freitagstermin gewartet. Dumm gelaufen.

Folgende Vorgehensweise halte ich für besser:

  1. Informationen werden sofort übermittelt. Heute muss man nicht mehr für jede Sache eine E-Mail senden. Mit Tools wie Slack, MS-Teams, Google-Docs oder geteilten Notizbüchern geht das unkompliziert und ohne zu nerven.
  2. In Terminen wird nur noch diskutiert (nicht informiert). Wir können die Zeit nutzen, um unsere Arbeit gemeinsam besser zu machen, gemeinsam kreativ zu sein und jeden Einzelnen einzubeziehen.
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Brauchen wir bald keine Meetings mehr?

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Meetings kosten Zeit und Geld. Viele hochbezahlte Menschen sitzen in einem Raum und hören oft zu, wie einer spricht. Manchmal geht es sogar nur um Informationen, zu Themen die längst entschieden sind. Tut es da nicht eigentlich auch ein E-Mail? Kann uns Technik (Video-Calls, Webinare, etc.) da nicht viel Zeit sparen

Seth Godin, dem ich ja in fast allem zustimme, ist der Auffassung, dass 90% aller Meetings abgeschafft werden sollten. Sie sollten etwas absolut Spezielles sein – Kaviar statt Fastfood. Sie sollten nur stattfinden, wenn es hauptsächlich um die Interaktion und um die Verbindungen zwischen den Menschen geht. 

Ich sehe das anders. Ich glaube nämlich, dass es in fast allen Meetings zu einem großen Teil auch darum geht.  Unsere Kultur erfordert oftmals persönliche Anwesenheit. 

Wir haben jetzt seit 25 Jahren E-Mails. Wenn ich eine Idee aber schriftlich versende, dann wirkt das schwächer als sie live zu präsentieren. Viele Leute antworten einfach nicht auf E-Mails, wenn sie körperlich anwesend sind, geben sie aber durchaus ihr Feedback ab. Und oftmals kommt es in Meetings zu Diskussionen – schriftliche Einwürfe werden nur selten von anderen Parteien kommentiert 

Wenn mir mein Chef eine (bereits beschlossene) Entscheidung des Vorstands persönlich erklärt, dann bedeutet das mehr Wertschätzung als einfach eine Nachricht zu senden. 

Ein Telefonanruf bei einem Kunden ist auch nicht so wertvoll wie ein Besuch. 

Natürlich ist es ein großes Problem, regelmäßig die Zeit von Menschen zu verschwenden. Andererseits zeugt es aber von Wertschätzung sich regelmäßig persönlich Zeit für diese Menschen zu nehmen. 

Ich glaube, dass Menschen Meetings wollen. Weil sie Wertschätzung und Verbindlichkeit vermitteln und weil sie dynamische Diskussionen ermöglichen, wo diese eigentlich nicht geplant waren.

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